Yazışma Yönetimi ve Dosyalama İşlemleri, 2005

Kurumlarda yapılan işlemlerin delilleri olarak üretilen yazışmalar, idari, kültürel ve yasal nedenlerden dolayı denetim altına alınmalıdır… Yazışmaların denetimi, onların üretimlerinden arşivlerde düzenlenmelerine kadar olan bütün bir süreyi kapsamalıdır.
  • Yazışma Yönetimi ve Dosyalama İşlemleri
    Fahrettin Özdemirci ve Hüseyin Odabaş, 2005.
  • ISBN: 975-9007-22-3
  • © Her hakkı mahfuzdur. Bu kitabın yayınını gerçekleştiren, Alter Yayıncılık, Reklamcılık Organizasyon Ticaret Limited Şirketi dışında telif hakkı yasası uyarınca, tümü yada herhangi bir bölümü, yayıncısının yazılı müsaadesi alınmadıkça tekrarlanamaz, kopya edilemez. Fotokopi çıkarılamaz veya kopya anlamı taşıyacak hiçbir işlem yapılamaz.
  • Kapak Tasarım : Hüseyin Odabaş
  • Kapak : Hasan İlhan
  • Baskı : Birlik Matbaası
  • Alter Yayıncılık Reklamcılık Organizasyon Tic.Ltd.Şti.
  • Elif Sok. Sütçü Kemal İş Merkezi
  • 7/98 İskitler-Ankara
  • Tel: 0312 341 89 96 = 0532 203 96 57
  • e-posta: alter@alteryayincilik.com
  • Özdemirci, Fahrettin ve Hüseyin Odabaş
  • Yazışma yönetimi ve dosyalama işlemleri / Fahrettin Özdemirci ve Hüseyin Odabaş._ Ankara: Alter Yayıncılık, 2005.
  • x, 203 s.; 24 sm.
  • Kaynakça: 189-197.
  • Dizin var.
  • ISBN: 975-9007-22-3
    1.Yazışma yönetimi. 2. Dosyalama işlemleri. 3. Dosyalama Sistemleri. I. Odabaş, Hüseyin. II. Eser adı.
    • Önsöz

    Kurum ve kuruluşlarda verilen hizmet ve yapılan işlemler sonucunda her gün sayısız miktarlarda belge üretilmektedir. Belge yönetimi prensibine göre belgeler genel olarak formlar, talimatlar, raporlar ve yazışmalar olmak üzere dört farklı grup altında kümelendirilmektedir. Ancak gerek üretim miktarının fazlalığından, gerekse bu alanda görülen yetersizliklerden dolayı, çalışmada ağırlıklı olarak yazışmalar konusu ele alınmaktadır.

    Kurumlarda yapılan işlemlerin delilleri olarak üretilen yazışmalar, idari, kültürel ve yasal nedenlerden dolayı denetim altına alınmalıdır. Yazışmaların denetimi, onların üretimlerinden arşivlerde düzenlenmelerine kadar olan bütün bir süreyi kapsamalıdır. Bu nedenle aktif ve aktif olmadıkları her evrede yazışmaların, bir yazışma yönetimi programı ile kontrol altına alınması gerekmektedir.

    Çalışmada ülkemizdeki yazışma kurallarının tarihi süreç içinde gelişimi ve bugünkü durumu ele alınmakta ve yazışmaların, belgelerin yaşam döngüsü ile ilişkisi göz önüne alınarak, üretiminden son düzenlemesine kadar geçirdiği evreler kapsamlı olarak irdelenmektedir. Ayrıca 2004 yılında yürürlüğe giren ‘Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’ çerçevesinde yazışma kuralları örneklerle açıklanmakta, yazışmaların ulusal düzeyde kontrol altına alınması için öneriler getirilmektedir.

    Belge üretiminin söz konusu olduğu bir kurumda dosyalama işlemleri ve sistemleri ise bilinmesi ve uygulanması gereken önemli bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Bir kurum veya kuruluşta iş ve işlemlerin gereği olarak üretilen belgelerin düzenli tutulmasının ve gereksinim duyulduğunda erişilmesinin temelini oluşturan dosyalama işlemleri ve sistemleri; yönetimde şeffaflık, tarafsızlık, vatandaşın bilgi edinme hakkını kullanması, kurumların bilgi verme yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için günümüzde daha da ön plana çıkmaktadır.

    Yalnızca belge üretmek yeterli değildir. Önemli olan üretilen belgelere erişim sağlamaktır. Bu nedenle çalışmada dosyalama işlemleri ve sistemlerine de yer verilmiştir.

    Dosyalama işlemleri ve sistemleri konusu, belge yönetimi ve arşivcilik disiplini yaklaşımıyla ele alınarak günümüze kadar yayınlanan kaynaklardan farklı bir yaklaşımla sunulmaktadır. Bu yaklaşım konunun temelinin ve mantığının anlaşılması için son derece önem taşımaktadır.

    Bu çalışma, kurum ve kuruluşlarda belge üretiminde önemli bir yere sahip olan yazışmaları yapanlara hem belge üretiminde hem de düzenli bir biçimde dosyalamada izleyecekleri yolu göstermektir. Ayrıca bu yayın üniversitelerde eğitim-öğretim gören öğrencilere kaynak olacaktır.

    Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
    Arş.Gör. Hüseyin Odabaş

     

    İÇİNDEKİLER
    ÖNSÖZ . . . . . . . iii
    İÇİNDEKİLER . . . . . . . v
    ŞEKİL, GRAFİK, TABLO VE FORMLAR LİSTESİ . . ix

    I. BÖLÜM
    YAZIŞMA YÖNETİMİ
    I.1. YAZIŞMA YÖNETİMİ . . . . . 1
    I.2. BELGELERİN YAŞAM DÖNGÜSÜ VE YAZIŞMALAR 12
    I.2.1. Yazışmalar ve Üretim-Dolaşım . . . 14
    I.2.2. Yazışmalar ve Erişim-Kullanım . . . 16
    I.2.3. Yazışmalar ve Depolama-Koruma . . . 19
    I.2.4. Yazışmalar ve Değerlendirme-Düzenleme . . 21

    II. BÖLÜM
    KURUM VE KURULUŞLARDA YAZILI İLETİŞİM
    II.1. İLETİŞİM . . . . . . . 23
    II.2. YAZILI İLETİŞİM . . . . . 26
    II.3. KURUM VE KURULUŞLARDA İLETİŞİM . . 28
    II.4. KURUM VE KURULUŞLARDA YAZILI İLETİŞİM . 30
    II.5. KURUM VE KURULUŞLARDA YAZIŞMALAR . 34
    II.6. KURUMSAL BİLGİ VE BELGELERİN ÖZELLİKLERİ . 38
    II.7. YAZIŞMA VE ARŞİV İLİŞKİSİ . . . . 46
    III. BÖLÜM
    YAZILI ANLATIM
    III.1. İYİ BİR YAZIDA BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER 48
    III.2. YAZILARDA DİL ETKİNLİĞİ . . . . 52
    III.2.1. Kelimeler . . . . . . 52
    III.2.2. Cümleler . . . . . . 53
    III.2.3. Paragraflar . . . . . 55
    III.3. YAZIŞMALARDA DİL BİLGİSİ VE İMLÂ KURALLARI 57
    III.3.1. Noktalama İşaretleri . . . . 58
    III.3.2. Bağlaç ve Ekler . . . . . 64
    III.4. YAZILARDA NİTELİK DEĞERLENDİRMESİ . . 65
    III.5. ANLATIM BOZUKLUKLARI . . . . 68

    IV. BÖLÜM
    YAZIŞMA KURALLARI
    IV.1. ÜLKEMİZDE YAZIŞMA KURALLARININ GELİŞİMİ . 72
    IV.2. RESMİ YAZILAR . . . . . 77
    IV.2.1. Yazışma Türleri . . . . . 78
    IV.2.2. Yazışmalarda Bulunması Gereken Öğeler . . 80
    IV.2.3. Kurum ve Kuruluşlarda Resmi Yazışma Kuralları . 95
    IV.2.4. Yazışmalarda Çoğaltım ve Kopya Sayısı . . 103
    IV.3. İŞ YAZILARI . . . . . . 105
    IV.4. YAZIŞMA KURALLARINDA STANDARTLAR . 109
    V. BÖLÜM
    ELEKTRONİK BELGELER VE YAZIŞMALAR
    V.1. ELEKTRONİK BELGELER . . . . 114
    V.2. ELEKTRONİK YAZIŞMALAR . . . . 118
    V.3. ELEKTRONİK BELGELERİN ARŞİVSEL BOYUTU . 122

    VI. BÖLÜM
    DOSYALAMA İŞLEMLERİ
    VI.1. ANALİZ ÇALIŞMALARI . . . . 129
    VI.2. DOSYALAMA SİSTEMİ . . . . . 132
    VI.3. DOSYA DÜZENLEME YÖNTEMLERİ . . . 132
    VI.4. SAKLAMA PLANLARI . . . . . 133
    VI.5. DOSYA SAKLAMA VE DEPOLAMA . . . 134
    VI.6. KULLANIM VE ERİŞİM . . . . 136
    VI.7. DEĞERLENDİRME-AYIKLAMA-İMHA . . 140

    VII. BÖLÜM
    DOSYALAMA SİSTEMLERİ
    VII.1. DOSYALAMA . . . . . . 142
    VII.2. DOSYALAMA SİSTEMİNİN TEMEL UNSURLARI . 143
    VII.2.1. Sınıflandırma . . . . . 144
    VII.2.1.1. Sınıflandırmanın Esasları . . . 145
    VII.2.1.2. Dosya Planları . . . . 147
    VII.2.2. KODLAMA . . . . . 149
    VII.2.2.1. Alfabetik Kodlama . . . 150
    VII.2.2.2. Nümerik Kodlama . . . 151
    VII.2.2.3. Alfa-Nümerik Kodlama . . . 152
    VII.3. DOSYALAMA SİSTEMİNİN YAPISI VE ÖZELLİKLERİ 154

    VIII. BÖLÜM
    DOSYA DÜZENLEME YÖNTEMLERİ

    VIII.1. DOSYA DÜZENLEME YÖNTEMLERİ . . 164
    VIII.1.1. Alfabetik Dosya Düzenleme Yöntemi . . 166
    VIII.1.2. Nümerik Dosya Düzenleme Yöntemi . . 172
    VIII.1.2.1. Ardışık Numaralama Yöntemi . . 174
    VIII.1.2.2. Ardışık Olmayan Numaralama Yöntemi . 175
    VIII.1.3. Konusal Dosya Düzenleme Yöntemi . . 177
    VIII.1.4. Coğrafik Dosya Düzenleme Yöntemi . . 182
    VIII.1.5. Kronolojik Dosya Düzenleme Yöntemi . . 184
    VIII.1.6. Karma Dosya Düzenleme Yöntemi . . 185
    VIII.1.7. Dosya Düzenleme Yöntemlerinde Renkli Kodlar . 186

    KAYNAKÇA . . . . . . . 189
    DİZİN . . . . . . . 198

Bir Cevap Yazın

Your email address will not be published. Required fields are marked *