Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi: Geçiş Süreci ve Uygulama Yönetimi, 2013

Günümüzde hiç kuşkusuz ki, e-devlet çalışmalarının kurumlar ayağındaki temelini, e-belge yönetimi ve arşivleme sistemleri oluşturmaktadır… Kitap, kurum ve kuruluşlarda e-belge yönetimi ve arşivleme sisteminin kapsamını, bileşenlerini, süreçlerini ve bu süreçlerde yapılması gerekenleri alan çalışmasından edinilen deneyimlere ve bilgi birikimine dayanarak vermektedir.
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİVLEME SİSTEMİ: GEÇİŞ SÜRECİ VE UYGULAMA YÖNETİMİ

Telif hakkı © Fahrettin Özdemirci ve Özlem Gökkurt Bayram
Ankara-Temmuz 2013
ISBN: 978-605-61009-1-8

*** KİTAP YAZARLARI İLE İLETİŞİME GEÇİLEREK SAĞLANABİLİR ***

İletişim e-Posta: fozdemirci@gmail.com & ozdemirci@ankara.edu.tr 

Kaynak gösterilmeksizin kısmen veya tamamen alıntı yapılamaz,
hiçbir yöntemle kopya edilemez, çoğaltılamaz ve yayınlanamaz.

110K592 numaralı TÜBİTAK-SOBAG 1001 Projesi kapsamında Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) desteği ve Ankara Üniversitesi ile Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü katkılarıyla hazırlanmıştır.

Kapak: Uğur Ersoy

Özdemirci, Fahrettin (ve diğerleri)
Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi: Geçiş süreci ve uygulama yönetimi / Fahrettin Özdemirci, Özlem Gökkurt Bayram, Mehmet Torunlar, Selvet Saraç ve Bahattin Yalçınkaya.- Ankara: 2013.
xvi, 186 s. ; 24 sm.

Kaynakça: 181-186.ss
ISBN: 978-605-61009-1-8
1. Elektronik belge yönetimi 2. Elektronik arşiv yönetimi 3. Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi 4. Kamu yönetimi, arşivler 5. Elektronik yazışma yönetimi 5. Projelendirme süreci. I. Bayram, Gökkurt Özlem. II. Torunlar, Mehmet. III. Saraç, Selvet. III. Yalçınkaya, Bahattin. IV. Eser adı.

Basım ve Cilt: Boyut Tanıtım Matbaacılık • Uzayçağı Cad. 1250 sk. No: 24
Ostim/ANKARA • Tel: (0312) 385 72 12

Bu kitap, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) tarafından desteklenen, Ankara Üniversitesi ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün katkıları ile Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci yürütücülüğünde Ankara Üniversitesi’nde uygulamalı olarak gerçekleştirilen TÜBİTAK-SOBAG 110K592 numaralı “Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemine Geçiş Süreci Modellemesi” Projesi çalışmaları çerçevesinde kamu kurum ve kuruluşlarında “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (e-BEYAS)” uygulamaları için hazırlanmıştır.

Bu kitabın tüm kullanıcıları yardıma ihtiyaç duyduklarında, kitabının her hangi bir bölümünü anlayamadıklarında ya da hataların olduğunu fark ettiklerinde Kitabın yazarları ile iletişim kurabilirler.

Süreç yönetimi gerektiren “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi”, yönetimde karşılıklı etkileşimi, kurumsallaşmayı ve sürekliliği sağlayan yönetim hizmetidir. e-Kurumun omurgasını oluşturan elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi uygulamalarında başarı, üst yönetimin desteğiyle, tüm çalışanların katkısıyla, özverisiyle ve gösterdiği özenle sağlanabilir.

Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci

İletişim Bilgileri
Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Öğretim Üyesi &
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörü
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS)
Koordinatörlüğü
Ankara Üniversitesi Gölbaşı 50. Yıl Yerleşkesi
06830 Gölbaşı/ANKARA
ozdemirci@ankara.edu.tr
fozdemirci@gmail.com
Telefonlar:
Koord. Ofisi :(+90 312) 484 55 78
Fakülte: (+90 312) 310 32 81 /1688
Web: http://beyas.ankara.edu.tr
Web: http://80.251.40.59/humanity.ankara.edu.tr/odemirci

Doç. Dr. Özlem Bayram
Proje Araştırmacısı
Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Öğretim Üyesi
ozlembayr@gmail.com
Tlf: (+90 312) 310 32 81 /1330
Web: http://80.251.40.59/humanity.ankara.edu.tr/obayram

Mehmet Torunlar
Proje Araştırmacısı
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
mehmettorunlar@mynet.com
Tel: (+90 312) 307 91 47

Selvet Saraç
Proje Araştırmacısı
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
selvetsarac@gmail.com
Tel: (+90 312) 307 90 24

Bahattin Yalçınkaya
Proje Bursiyeri
Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Doktora Öğrencisi
bahakaya@gmail.com
Sunuş

Belgenin üretimiyle başlayan belge yönetimi ve arşivleme işlemleri; yazışma teknikleriyle, dosyalama sistemiyle, saklama planlarıyla, değerlendirme-ayıklama-imha, dosya düzenleme ve erişim/kullanım gibi birbiriyle bağlantılı süreçler zincirinden oluşan bir sistemler bütününden oluşur. Bu bütünsel yapının elektronik sistem olarak tanımlanması, işler hale getirilmesi ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturulabilmesi için bir kılavuza ihtiyaç olduğu sıklıkla gündeme getirilen konular arasında yer almaktadır.

Kurumların kimliklerini tarihle bütünleştirebilmeleri ve geleceğe taşıyabilmeleri, belge ve arşiv işlemlerini çağdaş yönetim yaklaşımı içerisinde yürütebilmeleri ile gerçekleşebilir. Bu çalışma, kurumlarda elektronik belge yönetimi ve arşivleme sisteminin oluşturulmasında izlenmesi gereken yol, yöntem ve usulleri gösteren, kurumların elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemine geçişleri için gerek duyulan altyapının oluşturulmasını sağlamak amacı taşıyan temel kaynak niteliğindedir.

Günümüzde hiç kuşkusuz ki, e-devlet çalışmalarının kurumlar ayağındaki temelini, kurumların e-belge yönetimi ve arşivleme sistemleri oluşturmaktadır. Ancak kurum ve kuruluşlar e-belge yönetimi ve arşivleme sistemlerini oluşturduklarında, e-devlet uygulamalarına tam anlamıyla geçilebilecektir. Kitap, e-belge yönetimi ve arşivleme sistemlerini oluşturmak ve e-devlete entegre olmak isteyen kurum ve kuruluşlar için açılımlar ortaya koyması, e-belge yönetim sistemi (EBYS)’ne geçişte ve sürdürülebilirliği sağlamada yararlanılacak bilgiler sunması bakımından dikkate alınması gereken bir dokümandır.

Kitap, kurum ve kuruluşlarda e-belge yönetimi ve arşivleme sisteminin kapsamını, bileşenlerini, süreçlerini ve bu süreçlerde yapılması gerekenleri alan çalışmasından edinilen deneyimlere ve bilgi birikimine dayanarak vermektedir.

Üniversiteler başta olmak üzere, tüm kurum ve kuruluşlara yönelik “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemine Geçiş Süreci ve Yönetim Modelinin” oluşturulması için Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci tarafından geliştirilen ve TÜBİTAK tarafından desteklenen proje, Ankara Üniversitesi’nde alan çalışması yapılarak gerçekleştirilmiştir. Proje kapsamında yürütülen alan çalışmalarından edinilen bilgi birikimi ve deneyime dayanılarak hazırlanan bu kitap, kurumlarda elektronik belge yönetimi ve arşivleme sisteminin kurulması ve sistemin bütünsel bir yapı içerisinde yönetilebilmesi için yol haritası sunmaktadır.

Kitap, elektronik belge yönetimi ve arşivleme işlemleri ile ilgili yeni kavramların anlaşılmasını, tanımlanmasını, süreçlerin ve uygulamaların belirlenmesini, işlemlerin kolaylaştırılmasını, elektronik belge yönetimi ve arşiv kültürünün kurum ve kuruluşlarda yerleştirilerek onlara bir yol haritası sunulmasını hedeflemektedir.

Bu kitap kurum ve kuruluşlara, e-belge yönetimi ve arşivleme sistemi çalışmalarını verimli ve etkin bir biçimde yürütebilmeleri için (1) hedef belirleme (2) bilgilendirme (3) bilinçlendirme (4) gerçekleştirme süreçlerini vermektedir. Kurumlar bu sürecin başarısı için gereken ve beşinci adımı oluşturan (5) ödüllendirmeyi de dikkate almalıdır.

Çalışmalar süresince destek olan herkese teşekkürlerimizi sunarken katkılarını anmadan geçemeyeceğimiz kurum ve kişileri de burada belirtmek bizim için ayrıca önem taşımaktadır. Bu bağlamda; farklı zamanlarda alan çalışmalarında görev alan Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı yüksek lisans öğrencileri B. Emre Çelik ve Zeynep Şen ile Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Sosyoloji Anabilim Dalı yüksek lisans öğrencileri Nurten Gülpınar ve Bahar Karakaş’a teşekkür ederim.
Çalışmaların üniversitede yürütülmesinde ve uygulanmasında her zaman yanımızda olan ve bizimle birlikte çalışan Uzman Zeynep Şen Akadoğan’a ve Şef Gonca Sözen’e özellikle teşekkür ederim.

Bilgi ve Belge Yönetimi Bölüm Başkanı Prof. Dr. Fatoş Subaşıoğlu’na çalışmalarımıza verdikleri destekten dolayı teşekkür ederim.

Çalışmalar süresince TÜBİTAK ile olan ilişkilerimizde bize yardımcı olan ve sorularımızı büyük bir nezaket ve titizlikle cevaplayan Uzm. Arzu Kepoğlu’na ayrıca teşekkür ederim.

Alan çalışmasında sağladıkları katkı ve desteklerden dolayı Ankara Üniversitesi yöneticileri başta olmak üzere, tüm üniversite çalışanlarına teşekkür ederim.

Kurum ve kuruluşların elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemlerine geçiş süreçlerinde ve uygulamalarında kılavuzluk edecek bu yayının ortaya çıkarılmasında verdikleri maddi ve manevi destek için TÜBİTAK’a özellikle teşekkür etmek isterim.

Yukarıda belirtilen kurum ve kişilerin destek ve katkılarıyla hazırlanan kitabın, kurum ve kuruluşların elektronik belge yönetimi ve arşivlemeye geçiş ve yönetim süreçlerinde kullanacakları temel kaynak olması dileğiyle…

Saygılarımla,

Doç. Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ
Ankara Üniversitesi
Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü
Öğretim Üyesi &
e-BEYAS-M Projesi-110K592 Yürütücüsü

İçindekiler
Sunuş v
Kısaltmalar Listesi xiii
Şekiller-Tablolar Listesi xv

GİRİŞ 1
* Çalışmanın Amacı 4
* Çalışmanın Kapsamı ve Sunumu 5
* Sağlayacağı Yararlar 8

1. BÖLÜM 13
ELEKTRONİK BELGELER VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ 13
1.1. Belge, Doküman ve Elektronik Belge Tanımları 13
1.2. Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemleri 13
1.3. Belge Yönetiminde Paradigma Değişimi: Elektronik Belge Yönetimi 17
1.4. Elektronik Belge Yönetiminin Yararları 19
1.5. EBYS Mevzuat ve Standartlar 25
1.6. e-Yazışma Platformu 28

2. BÖLÜM 29
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİVLEME SİSTEMİ PROJELENDİRME SÜRECİ ve UYGULAMA YÖNETİMİ 29
2.1. Projelendirme Gerekçeleri 30
2.2. Çalışmalar Başlatılırken Dikkat Edilecek Hususlar 31
2.3. Üst Yönetim Bilgilendirme ve Destek Sunumları 33
2.4. Proje Ekibi ve Projelendirme 34
2.5. Proje Yönetimi 35
2.6. Proje Sorumlu Birimleri ve Proje Koordinasyonu 37
2.7. Proje Yönetim Planının Hazırlanması 38
2.8. Kurum Organizasyon ve Yönetim Yapısının Değerlendirilmesi 39
2.9. Proje Yetkili ve Sorumlularının Belirlenmesi 43
2.10. Anketler 46
2.11. Kurumsal Analiz Çalışmaları 49
2.11.1. Belge Akış ve İşlem Süreçleri Analiz Formlarının Geliştirilmesi 51
2.11.2. Geliştirilen Formların Birimlerde Test Edilmesi 53
2.11.3. Analiz Çalışması Bilgilendirme Toplantıları 53
2.11.4. Birimlerde Uygulanması 54
2.11.5. Analiz Verilerinin Değerlendirilmesi 55
2.12. Birimlerde İnceleme ve Görüşmeler 56
2.13. Analiz Sonuçlarının Raporlanması 57
2.14. Kurumsal Gereksinimlerin Belirlenmesi ve Tanımlanması 65
2.15. Proje Mali Kaynaklarının Belirlenmesi 65
2.16. Kurumsal Gereksinimleri Karşılayacak Yazılımın Sağlanması/ Geliştirilmesi/ Kurumsallaştırılması 66
2.17. Proje Tanıtım ve Bilgilendirme Etkinlikleri 73
2.17.1. e-BEYAS Proje Web Sitesi 73
2.17.2. Çağrı Merkezi, Yardım ve Destek Masası 74
2.17.3. Üst Yönetim İmzalı Yazılarla Uygulama 74
2.17.4. Eğitim Çalışmaları 75
2.17.5. Çalışma Raporları 76
2.17.6. Yönergeler, Esaslar, Prosedürler ve Kılavuzların Hazırlanması 77
2.17.7. Proje Çalışmalarında Karşılaşılacak Sorunlar 78

3. BÖLÜM 81
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİVLEME SİSTEMİ (e-BEYAS): YAZILIM ve UYGULAMA BİLEŞENLERİ 81
3.1. Belge Yönetimi 84
3.2. İş Akış/Belge Akış Süreçleri (Sistem) Yönetimi 92
3.3. Rapor Yönetimi 100
3.4. Doküman Yönetimi 101
3.5. Form Yönetimi 101
3.6. Talimat Yönetimi 102
3.7. Arşiv Yönetimi 102
3.8. Duyuru ve Mesajlar 104
3.9. Entegre Edilmesi Gereken Diğer Bileşenler 104
3.9.1. Bilgi Sistemleri Entegrasyonu 104
3.9.2. e-İmza ve m-İmza Entegrasyonu 105
3.9.3. Tarayıcı ve e-Posta Entegrasyonu 106
3.10. Eğitim 107

4. BÖLÜM 111
TEKNOLOJİK ALTYAPI OLUŞTURMA SÜRECİ 111
4.1. Teknik, İşletim ve Fonksiyon Özellikleri 111
4.2. Sistem Mimarisi, Mobil Entegrasyon ve Donanım 114
4.2.1. Sunucular ve Veri Depolama Sistemi 118
4.2.2. Test ve Eğitim Sunucuları 120
4.2.3. Tarayıcılar 121

5. BÖLÜM 125
KURUM/KURULUŞLARA VE EBYS SEKTÖRÜNE ÖNERİLER 125

EKLER 137
KAYNAKÇA 181

Bir Cevap Yazın

Your email address will not be published. Required fields are marked *